如何做一个好的会务？

咱高二不才开过几场会，希望整合一下大家的智慧，编写一份模联会务指南～

有关回应 · 2021-5-25 14:27:25

===更新完成，万字长文，请耐心食用===

利益相关：三年老会务，泛长2013-2015会务团队成员。主管代表管制，技术和后勤工作。

首先，在说会务到底干啥之前，有一个认识需要先说。会务，本质是一种服务业。为什么说是服务业呢，代表交钱（会费），获得参与会议的机会。这个参与会议的机会在学术上的意义可能更加重大，但在会务上理所当然的包含享受酒店及会务团队服务的款项。而这些款项又转换成了场地费，备品费，以及各式各样的费用。说到底就是拿钱办事，这就是服务业。所以会务并不神圣，也不苦逼，他们只是服务业的从业人员，尽本分而已。不要想太多，按照其他知友的说法，“诚意”是服务业的第一要务，会务上也一样。并且，会务团队也应该有“妥协”精神。办会的过程中没有十全十美的，例如场地，什么都没问题的场地太贵，符合预算的场地又在部分方面有着不足（例如没有无线网），众口难调的时候，会务团队就需要进行必要的妥协，在这些条件下选择最符合这场会利益，最符合代表利益的结果。而这些不足的部分，会务团队有必要在力所能及的方面进行填补。“诚意”和“妥协”，是会务团队成员所具有的素质。除此之外，会务团队成员应该对酒店业及会展业常识有一定的了解。模联会议本质上也是会展业的一种，算作研讨会什么的也差不离，按照科班的准备方式和Checklist总不会错。去找个学旅游管理或者酒店管理的学长/学姐吧，咱只是小码农一只，嗯。

好了，会务总则就那么多，很简单。下面说说分则吧，这会很复杂的，慢慢看。我们先梳理一下办一场模联会所需要的会务方面的事项。我以高校主办院校会为例，这样会比较好处理。

首先是管理层确定办会决心，设计规模（人数；会场数），设定地点（学校/酒店），设定参会人群（高中/大学；新手/老手；地域区分）。后勤团队开始寻找合适的会议举办地点，并与该地点所有者进行谈判及预订。此过程由于发生额巨大，应由财务团队及管理层进行审核，会签，审核通过后财务团队放款。各部门向财务团队申报预算，财务团队与管理层决定会议总预算，商定会费。技术团队确定会议VI设计，（如有需要）搭建会议网站及代表信息管理系统。代表管制团队按照之前的数据和经验预估代表人数及分布，供其他部门进行参考。

以上及学术内容全部确认后，管理层下达开始报名指令。公关团队制作邀请函及报名相关文书，并使用各渠道将邀请函送达至各高校，以及通过社交网络将其散播至预订参会人群的手中。同时代表管制团队应开始接受代表报名，并持续的维护代表信息的完整有效性，对之后发生的无论学术及会务事项进行及时有效的通知。代表管制团队还肩负听取代表要求，并转送至其他团队之要务。此时公关团队继续对会议进行宣传，财务团队收取代表缴纳的会费，视情况进行催款，并与代表管制团队进行持续的信息交换更新。

在距离会议开始30天左右，此时报名应基本停止。技术团队应完成所有设计品（代表证，国家牌，意向条，背板等）之设计制作，电子文稿发送至后勤团队。后勤团队向财务团队请款，开始进行备品（印刷，文具，纪念品，茶歇等）采购，财务团队不定期进行审计。同时，如有社交活动等额外事项，活动团队应准备好其场地，内容，备品等。代表管制团队应准备必要的文书（代表参会责任条款，交通指南等）并向代表传达，再次确认代表的信息是否有误。同时应有人员负责志愿者的招募及培训工作。技术团队应与活动团队共同完成开闭幕式等典礼类活动的准备。

会议开始前，各团队应最后确认必要物资的齐备，对注册需要的物资进行分装，运输到会议地点。各团队应对注册及会议期间可能发生的事项进行应急预案设定及演习，并对会议地点进行最后确认。公关团队确认邀请的嘉宾是否能到场及讲话。注册时，代表管制团队与财务团队处理注册登记事宜，后勤团队处理酒店入住及用品准备事宜，技术团队会同后勤团队保障会场设施（投影仪，网络等）。代表管制团队应对志愿者到场状况进行最后确认，有必要时应开展培训工作。活动团队准备开幕式，确认场地及流程。

会期时，公关团队应密切关注舆情，利用多种手段对会议动态进行尽可能的记录及宣传。后勤团队应确保备品的充足供应，例如文件打印等必需品还需保证供应速度及质量。技术团队应保障会场设施正常稳定运转，并配合酒店进行维护与抢修工作。代表管制团队应时时确认代表及志愿者动态，回应代表要求。活动团队应保障社交活动准时，足额开展。财务团队应处理会议中所发生的临时收支事项并做好账目记录。

会后，后勤团队应对剩余物资进行清点并封存。财务团队进行期终核算，并妥善保管结余资金。代表管制团队应开始进行代表反馈工作，听取代表的意见和建议以改进之后的会议。公关团队应做好会后宣传工作，例如照片集的发布等，并在一段时间内密切监控舆情，防止出现对以后的不利因素。

看晕了？对，这就是一场会的整个流程，是从某场会的真实计划改的（虽然理想化了一点）。从管理层确定办会决心开始，到最后会后清点剩余物资及资金，大概会消耗掉5-6个月的时间，以及30-40人的人力。当然，人员数量也与人员的练度和付出的时间密切相关。有4个人撑起一场会的例子，也有40个人里就10个人干活的事情。列位看官可以注意到，我在这里将整个会务团队区分成了6个子团队：技术团队，后勤团队，财务团队，活动团队，公关团队，代表管制团队，还有在这些子团队之上的管理层。这些团队各司其职，但团队之间需要保持消息的准确高效传达，信息不对称在会务团队里是不能容忍的。

我刚刚简单说了“如何做会务”，下面回到题主的问题，我将从每个团队出发，说一下如何做一个“好”的会务。

先说后勤团队吧。后勤团队是最苦逼也最重要的一个存在，他们所肩负的是会议的场地，备品等后勤保障工作。他们是会议的门面，但也是最不为人所知的存在。

首当其冲的是场地挑选。关于如何挑场地这个，我记得我写过一篇关于场地挑选的文章，然而发在了人人上……列位之后可以自行查看。总之，场地的挑选要在满足会议实际需要的基础上，依据总预算选择最适合的场地。参会代表因为在会期内会持续在会议地点活动，那么会议地点的挑选需要满足场地舒适，设施齐备，交通便利，附近饮食丰富等要求。当然，十全十美的场地是不存在的（存在的话也很贵！T T），这就需要会务团队进行必要的取舍。如果住宿和会议地点不在一个地方，还要考虑交通问题。毕竟正装一般是不适合长时间行走的（特别是踩高跟的妹子们），住宿的地方和会议地点稍微远一点的话，接驳车是必要的。

备品包括代表牌、国家牌、背板、意向条、会议手册等设计品，提袋、文具等用品，明信片、徽章等纪念品，茶歇，以及打印等服务。对于备品，总体的原则就是在预算允许的范围内，尽量用稍微好一点的东西。毕竟这些是代表接触最多的物品，也是代表在来到会议现场之后，对会议的直观第一印象。所以这类备品要力求精致，给代表良好的第一印象。这就对供应商的挑选提出了要求。虽然淘宝是万能的，但是也要多和卖家沟通交流，订货一定要先看样再做决定。其实当地的批发市场也不失为一种选择，大胡同欢迎你（笑）……数量上，后勤部门要与代表管制部门加强沟通，确认数量。同时要考虑到会议期间的临时需求（例如意向条，按照1人1本准备肯定不够，总有代表用的多或者丢了，就要找会务要），增加准备对应数量的物资，防止代表前来索取物资却没有剩余的窘境。同时对于某些物资，要考虑到可复用性，即可以在之后的会议中继续使用此类物资。例如展架即为可以重复利用的物资，此类物资就买好点的吧，保管得当的话可以用上几年的。其实有些易耗品也可以复用，就像不印年份的意向条，这种东西就是占了大批量购买单价降低的便宜，可以拿到比较优惠的价格。当然，仓储是需要解决的问题，特别是在南方潮湿地区（我就不说我一箱书跟玉泉7舍放了俩月结果全卷边的事了，说多了都是泪）。

专门拿出一段来讲茶歇。茶歇和其他备品一样也是会议的门面，但是茶歇也会面临一个两难的选择：是重视质量还是重视数量呢？重视质量的话代表会抱怨不够吃，重视数量的话又存在潜在的浪费现象。这种时候就要针对会议的代表群进行研判，在预算方面也要进行考虑。尽量在数量与质量上取得平衡，但应更重视数量一些，毕竟不够吃的话，被代表广泛吐槽的风险是存在的。茶歇也应考虑地方特色，可以选择一些地方特色小吃。但茶歇的种类应尽量以干性点心及西点类为主，不应出现会有液体或者大量碎屑的食品（例如某只萌哒哒的会务打算在茶歇上放果冻。说实话我也想吃，然而果冻会流汁水，导致很难清理，就不能当做茶歇）。茶歇的饮料上准备基础的碳酸及冲调饮料（咖啡，茶等）即可，可找酒店索取果汁鼎或者热饮鼎备用。说到饮料，会场的饮用水也是需要考虑的事项。有瓶装水的话代表的心情会好一些。如有可能，还可寻找食品商家进行赞助。

下面说说代表管制团队吧。先厘清一个概念，这里的代表管制不是某杯的那个概念，是我自己用的一个概念，负责与代表的绝大多数联络，包括收报名，通知，答疑等职责。因为作用是“在会前指引代表用正确的打开方式参与会议”，和航空管制很像，所以就叫代表管制了……嗯。代表作为会议的中核，代表管制团队也是一个会议的门面，万万不能马虎。必须应用练度最高，最熟悉模联圈形式的人来担当此任。并且相较于其他部门的总长，总管制官的位阶也稍微高一些，紧急情况下也能直接接管某些工作，毕竟代表最重要嘛。

代表管制团队在会务团队中起到一个最重要的“桥梁”作用。为什么这么说呢，因为代表都有惰性，这种惰性放到规章里就是“首问负责制”，但是这个首问负责意味着要对这只代表在整个会上的。代表不懂那些繁杂的部门划分，他们只知道学术问题找主席，会务问题找接收报名的那只。甚至有时候学术问题也会丢到会务的头上。要是给整个部门的话还算好说，但问题就出在……那位总管制官头上。一般总管制官的邮箱和电话都是要公开的，然后如果有群的话，代表在群里的问题总管制官要回答。那么这就给代表建立起了一种惰性，就是“有问题，找总管制官就好了”，而完全不会再找别人。结果这位哥们在这一段的手机话费会猛增，平常也忙得脚不点地。所以没有眼观六路耳听八方的能耐，是干不了管制官的。总管制官在接收到问题之后，要尽快的反馈给对应的部门，再由对应的部门接手这个问题。管制官也要做到对问题的跟踪和及时反馈，毕竟其他部门也忙，说不准把问题丢在脑后了呢？但同时各个团队也要向管制团队汇报进度，这样咨询类问题就可以直接让管制官解决掉了。同时管制团队也是各部门之间传递信息的一个重要节点，一张总表或一份档案承载了一名代表在会前基本所有的信息，包括个人信息，报名志愿，学术测评，缴费状况，特色活动报名状况等。而维护这些的职责就是管制团队在做了。

顺便说一句，有些人手充足的会可能会搞分管制，就是让志愿者或者会务一对一或者一对多的负责几个学校。这实际上代替了上文中的总管制官的作用，但是你要清晰的让代表知道有事可以找他/她，而不是直接找总管制官。而且他们知道的事情足够多么？他们向上的反馈渠道足够通常么？他们能监督问题的进展么？如果他们能，一切都好说。如果他们不能的话，那代表还是会回落到直接找总管制官的联系方式上。到最后还是然并卵。并且对于个代多的会，这种办法完全不适用。其实说到个代，有的会议管制思路是以代表团为基准，有的是以个人为基准。两者各有优劣，代表团制的话通过领队传达信息，管制官能省点事。个人代表制不太容易出错，但是管制官会忙一些。自行选择。

在答疑解惑之外，代表管制团队还需要负责的是收取并确认报名信息，实时监控报名状况。代表管制团队应该对各个会场，各个地域的报名情况了如指掌（废话，总表就在你丫手上），并且依据状况向各个团队作出建议（例如“这个场一志愿的人太多了，学团你看着调剂一下吧”；或者“这地方怎么没人报名，公关你找个人摸进去看看”……这种东西）。代表管制团队还要兼理各项文书工作，包括报名手册，代表参会责任条款，交通指南，着装规范等。对于这些文书，要求是简单易懂，内容详实，著作权明确。特别是代表参会责任条款这种大家都差不离的玩意，我承认我自己用的那版一开始也大概不是我自己写的，然而我记得我大改过……然而之后我在很多会上看到了和我大改过的版本差不离的版本，这玩意我就不说什么了……嘛。代表管制团队要定期就代表的信息及会议的准备状况向代表发送newsletter或者确认函，并且为了应付某些代表不喜欢看邮箱的习惯，还要采用多种方式（微信，QQ群等）进行通知。每次会议之前管制团队总是最忙的时候，因为总有代表找不到路，或者要晚到，有这样那样的问题。注册的时候管制团队也要全员在场，办理注册登记事宜。

之后说下财务团队。钱能通神，这句话放哪都一样，跟会场上也是。有钱的会尽可以壕一把，没钱的会就只能精打细算了。然而不管会议有钱没钱，财务团队的职责是始终如一的。财务统共就那么几个事，出纳，会计，审计。咱不是财务出身，说的可能有错，还请各位dalao帮忙补充。

咱一点一点来。先说会计。会计可能大家都理解说是记账的。没错，会计的确有这个职责，把往来流水记清楚了是会计的本职工作。然而会计以账目的形式将会议的资金活动予以呈现。资金活动转化为财务信息，这些财务信息就与管理层的决策息息相关。例如，根据各部门报来的预算和代表管制部门的代表预期，确定会费，酒店等级，备品等级等等一系列决策事项。事实上这已经到了财务管理的范畴，具体的我因为没管过财务也不太懂，但是我知道当年做后勤总长的时候没少和财务吵架，毕竟卡我预算是很不爽的事情，嗯。

再说出纳。很多人都不知道出纳是什么意思。有句话叫“出纳管钱，会计管账”，出纳就是管资金的收付、保管、核算工作，说白了就是刷卡的。跟会议相关的就是接收代表的会费以及赞助商的赞助款收入，支付酒店，备品等费用的支出。也就是说，所有的资金往来，会计上账之后，最后还是给出纳做的。出纳主要负责的是最后一道防线，就是自己对手续的合规及合理把一下关。一般出纳这种事情都是财务总兼着，毕竟最后一道把关不能含糊。对了，会计准则里说会计和出纳不能是同一人，不过跟会上谁管他呢。

最后是审计。其实审计在会议里没有太多涉及，但是必要的成本核算以及支出监督也是会议内部很重要的一环，说白了就是不让各个部门乱花钱。还有之后的财务报表也是经过审计的，具体我也不多说了。

哦对，我忘记了一个事，财务还肩负着一份巨大的责任——拉赞助。虽然有些会议依靠精巧的手腕，光靠会费就可以做的很好，但是有赞助的话会更安心一些。怎么拉赞助我真不会，要问这事你得去找对面渣睿（没有其他的意思，也没有利益相关）。但是对于赞助的审查需要特别注意。做好公司的背景调查，对提供的宣传方式进行明码标价，不能让赞助商影响到会议的进程，这样的话会被代表群喷的。

活动团队顾名思义，就是组织开闭幕式，Social Event为主的各项活动的。

先说开闭幕式吧。一般而言的开闭幕式没什么特点，放个视频，请几个嘉宾说道说道，蜜酥长，学总，各主席团上来讲两句，一敲锤，完事鸟。但是如何把开闭幕式搞得滴水不漏也是活动团队的本事。首先是代表和嘉宾到达的时间，你说大家都在这等着了，有个大领导迟迟没到，你说等么？不等的话领导翻脸，等的话代表烦躁并且打乱整个时间表。这种时候主持人要维持会场秩序，公关团队要确认领导预计到场时间，到最后管理层要作出决断等还是不等。能把这种事平掉的话，活动团队也算值了。

顺便，据说最近某杯的SE被喷了？正好我说说Social Event这点事。一般的SE就是舞会或者酒会，但是办这些都没那么容易。然而不管是什么形式，需要准备的东西都差不离。布置场地可能酒店会帮忙，但是他们提供的也只有最基本的桌椅地毯等玩意。稍微花哨一点的布置还是要自己来的。如果需要灯光的话，记得提前做好灯光预案，不要浪费钱财。去SE的一个重要里有就是SE会有更好的吃食。在这一点上会务团队要格外注意，整个餐饮的档次再怎么着也要比茶歇高一些，包括食物和饮料都算在内。高中生会的话就别准备酒了，大学生会的话……也别准备高度酒。有条件的话，还要在会场上设置一些服务项目，例如签名板，调酒台或者照片打印服务等，这种小玩意代表很喜欢的。代表一般都是盛装出席，但是穿什么是个问题，着装指南要准备好。并且活动团队和志愿者招子放亮一点，做好引导和服务工作，毕竟盛装的话一般不太便于行动。虽然说Social Event的主体是代表，但是活动团队在气氛上的准备也要做足。舞会的话要有会跳舞的，还要通知代表准备舞会用的服饰以及在有可能的情况下，进行交谊舞的教学（说来惭愧，做了四年模联，竟然不会跳交谊舞），以防冷场。酒会或者联欢会的话稍微简单一点，但是也要有人上来演节目，主持人也要懂得如何带节奏。但是，但是，但是……带节奏的同时他一定要注意节操，注意节操，注意节操。重要的事情我说三遍。要针对代表主体人群引导会场的气氛，避免使人尴尬的场面出现。也不要一味追求气氛热烈而罔顾节操。要严厉禁止”三俗“行为，教坏小孩子可是大事哦。另外活动团队请严肃风纪，禁止在活动中出现阿鲁巴等会对人体造成伤害的恶劣行为。

重头戏放在后面说。在模联产业供给逐渐丰富，竞争开始白热化甚至开始不正当竞争的当下，公关团队在会务团队中的重要性与日俱增。一般公关担负的是宣传，情报和危机公关职责。

宣传很好说，就是发通告，发消息，发照片什么的。但是宣传也要讲究方法。宣传内容的话文案走心一点，不要搞得像洗脑一样。发送的频率也要有克制，保持在一个”恰好“的地步。至于如何做到走心的文案和”恰好“的宣传效果，抱歉我不太清楚，还请移步社区上关于文案和宣传的其他回答，他们比我专业的多。至于方式上，人人曾经作为模联圈的主要交流平台而活跃于一时，然而现在已经式微。目前的宣传方式主要是靠邮件和微信公众号。岭南一带可能用微博的有一些，我不清楚所以不做评论。邮件的话，公关团队需要和代表管制团队协同，维护一张各学校公私关系列表，保证在宣传需要的时候有足够多的学校覆盖。并且这些邮箱还必须是现行有效的（在这里说一句，浙江大学模拟联合国协会的邮箱早在2013年就变成了public@zjumun.org，可问题还有人给zjumun@gmail.com发邮件，并且对我们的自动回复置若罔闻……残念）。另外发邮件的礼节也要重视，烦请各位看一眼自己的邮箱，应该都是具备”群发单显“功能的。打开邮件看到一堆收件人的时候，我是很不爽的。同时私人关系也相当的重要，有些时候派出代表的多寡也取决于社团负责人与会议负责人或者某些成员之间的关系。至于如何维护这种关系，我不多讲。

私人关系同样带来的就是情报网。情报工作属于隐秘话题，一般在公开发表的经验总结或者什么其他的东西上不会涉及到情报工作。但是了解你的竞争者也是有必要的。大学圈子知道各校之间的关系，高中圈子要知道各派阀的势力范围，不管高中大学都要知道其他会的时间基础状况。情报工作搞好了至少不会让你陷入被动局面。具体的如何经营和利用情报网这种事情我就不能说太细了，抱歉。

说说危机公关。大家都有手滑的时候，这点也没办法。但是如何让这些失误不影响会议和之后的评价，那就要看危机公关的能耐了。建议参考这个问题危机公关的精髓是什么？ - 市场营销，这里写明了危机公关的很多要点和方法。但是我在这里还是那句话，要以诚待人。自己做错了的话，该道歉道歉，该服软服软。大家都是文明人，诚意摆在那里，自然不会穷追猛打。哪怕是被对方无理中伤，也要始终有礼有节。摆事实，讲道理，拿证据，公道自在人心。不能被攻击冲昏头脑，陷入无止境的撕逼之中。

最后是技术团队。现在是技术的时代，也是数据的时代。各种新技术的应用为模联界带来了方便，节省了会务人员大量的工作量，但对技术团队也提出了新的要求。技术团队主要担当设计，开发，运维之职责。

设计很好理解，从第一轮通告开始，设计就贯穿了会议的始终。一套漂亮的VI会让代表对会议产生好感。我不是专业的设计师，所以VI的具体设计我不谈。但我会说一下关于会议中备品设计的问题。首先是辨识度问题。不论什么设计，代表牌，国家牌等标识性设计品的本质目的还是便于区分。这就要求在设计的过程中辨识度第一。以代表牌为例，不同角色底色应有明显区分，底色要与文字颜色形成鲜明对比，并在远处可识别。如果使用图案，那么要确保图案与文字之间不要互相遮挡。浅色图案中有深色的部分也会造成整体的辨识出问题。在字体选择上也应简明易懂，印刷体为佳，难以识别的花体字不应该出现。还有就是避免歧义，使用文字和符号要正规，如无必要所有文档应使用或至少包含简体中文，或依照会场工作语言而定。虽然来开会的大概都懂英文，但是在小处着手以加快阅读与识别速度也是很好的事情。对于符号和缩写的使用应力求正规，不要搞奇奇怪怪的东西。某会场的代表牌上有一条虚线，上下内容不同，我们看着都想撕一下。这就是有意产生歧义的设计，应当避免。

现在新技术多种多样，技术团队也应尽力为其他团队减少工作量，及保证消息的及时传达。有条件的会议可以自行开发部署代表管制系统及协同工作系统，爱梦的iPlacard以及浙大泛长的代表信息中心（不要脸的给自己打个广告，喵）都是这种“大一统”式代表管制系统，其特点是将代表的所有信息汇聚在一个系统中，各部门更新信息直接通过系统进行，避免了信息不对称。但信息安全问题值得注意。对于没有开发实力的会议，也可采用其他的CRM解决方案，事实证明还算挺好用的。协同工作系统取代了以往的QQ群，可以稳定有效的传播信息，并且还可以跟踪日程表及进度等。阿里的钉钉大概是个好东西，虽然我没用过（因为我们有管制系统）。我更习惯直接电话轰过去解决问题……嗯。如果会议有在线的MPC存在，技术团队还需要维护MPC的文章发布与展示系统。基本上这种需求用什么CMS都可以，大家好像都喜欢Wordpress的样子，我也喜欢，喵。

技术团队在会期内也是忙得脚不点地，原因就在于技术团队还要管会场里各项设备的运维。在确定会议地点时，技术团队就要积极介入，对会议地点的网络，投影仪，音响等设备的数量和质量进行检查。如果发现潜在的隐患（如确认数量不足，或者已经出现故障），则需要准备对应的备用设备。对于网络，一般会议地点的网络是不够用的。无线网络相关的内容也请继续参考我之前写的东西，我记得也发在人人上了。技术团队需要考虑到会议的学术设置及代表人数，估算带机量及出口带宽，并进行相应的对策准备。如果有网络平台，那么网络平台的维护也是重点。我见过很多被瞬间涌来的并发冲垮的会议系统，而这种大并发不是简单重启系统或者增加配置就能解决的。

在各部门各司其职的档口，最重要的担子落到了管理层的肩上。所谓提督的决断正是如此。管理层的责任主要是下达会议决心，测算前期准备规模，品质控制，以及危机时刻的快速反应。

一个会要不要办，什么时候办，要办多大，都看管理层对这个会的预期及目标，以及对自身实力的合理估计以及信心。是要毕其功于一役，不惜成本（和会费）搞一场大会，还是要保存实力，通过稍微小的会议规模积攒资本和名声，抑或是办一场小而美的精品会，都需要根据当下的市场状况及自身实力预期来决定。并且还要考虑到同期其他会议的状况，尽量不要刻意撞期（抢代表总是两败俱伤）。这就需要各部门通力协助，提供各种情报和参考资料，但最终的决断还是需要决策层考虑各种因素来做出。这一阶段的管理层其实就是在赌，用自己的本钱和团队成员的本领下注，赌会议的成功举办。这时候的管理层风险是最大的，也是心理压力最大的。

在会议的筹备阶段，管理层也不会清闲。项目管理包含范围，时间，成本，质量，人力资源，沟通，风险，采购，集成，利益相关人等方面，而管理层要做的就是作为项目的管理者，在各个方面把握进度，处理需要跨领域的问题，保证团队的效率。具体我不多讲，请自行学习项目管理的相关内容。而且很多事情总是要指挥官去做的，例如处理和领导的关系，以及处理部分危机。

会开起来了，代表放给学团带了，管理层就可以松一口气了？才怪。有各种各样的事件要去解决。例如工作人员有了失误，那就要管理层去尽快处理，以免事态进一步恶化。同时还要处理好会议期间的公共关系，有些贵宾是需要管理层亲自接待的。同时如果事情真的大条到一定地步，那么管理层还要与公关团队一起进行危机公关，防止舆论环境恶化。

好了，洋洋洒洒说了这么多，相信列位看官已经把会务的基本要素摸个门清了。最后再提一两句吧，之前我问77有啥想说的，她说了两点。第一点是“手里有张表，心里有个谱”，不管你是位高权重的提督也好，底下的小会务也好，一定要把自己要分管的事情做成Checklist，这样才不会忘记重要的事情。项目管理中重点提到了时间管理，其中时间估算和进度表安排是重要的事项。拖进度可是不好的行为。该做什么自己心里有数，这样才不会慌乱。还有一点是“作为Meeting Planner，要学会跳出圈子看问题”。我一开始就说过，其实模联会议本质上也是会展业的一种，会展业就是一门学问。浙大旅游管理专业有门课程就叫会展与节事管理，说的大概就是这些事情。同样的，会务团队成员们还是要学习一个。技术团队试着提高自己的设计和编程水平，财务团队学一些财会知识，公关团队好好学习危机公关和传播学，管理层学习项目管理的技巧，这些都是能有效提升会务水平及会务团队效率的。不管圈里圈外，其实这些知识都是相通的，没什么特殊的东西在里面。我在这里说的也就是个梗概，以及个人觉得需要注意的地方。肯定有很多细枝末节或者我不了解的地方没有细说。还希望各位多多补充。

以上です。

有关回应 · 2021-5-25 14:27:26

之前说好的总结教训，因为会后事挺多就给忘了，今天先来补一部分吧
这部分有些是我所经历过的，有些是听一些前辈讲过的，这次就整理一下吧
由于最近思路不是很条理，就想到什么说什么吧。
酒店房间问题，先说一下入住的问题。入住的主要问题就是效率太低，一般来说，会议的入住基本是要一上午完成的（因为下午有开幕式和培训），那么问题就来了，怎么样才能在一上午内安排两三百甚至是更多的代表入住房间呢，这是非常大的问题。我的做法是在会议的前一晚上或者当天早上拿到酒店的空房间列表（当然这个时间一般要看酒店，毕竟有一些房间酒店也不能确定是不是当天或者第二天要退掉），即使拿到的房间数量不足你所预定的数量，但是一般来说这这些房间足够给来的比较早的一批代表进行分配，而且随时间越来越接近中午，应该会有更多的房间退房来满足你的分配要求。在这里需要说明的一点：拿房间号的主要原因不要要提前给每位代表分配房间（因为每位代表到达的时间有差异，组委不能完全掌握甚至是掌握大部分代表到达的时间，所以只能是代表来了再行分配房间号码），而是因为在代表注册的时候，你可以直接根据空的房间给代表分配房号，然后代表直接去前台根据房间号开房，从而跳过了前台在开房时再经行一次空房查找的流程。
还有一个是，能不是用政府隶属的酒店，就不使用。因为你永远也不知道会不会一个临时会议就把你的会场和房间给占用了。
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还是酒店的的事情，提醒各位负责跟酒店接触的会务团队，特别是会议酒店最近处于房间紧张的状态以及会议有非常多代表提前入住延后退房的状态。
在你跟酒店销售方面协商完延后退房事宜后，一定要跟酒店客房方面讲，让他们跟销售方面联系核对清楚，你再去跟代表学团讲是否有房。否则，非常容易出现，酒店销售和客房沟通不畅通，销售说有房，客房说没有，最后放了你的鸽子，你再放了代表学团鸽子的情况。一定要核对清楚再去讲，这个真不是小事情，哪怕有一个代表学团没有预计的房间，也是会务团队一个重大的失误。

其他的，改天再答吧
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谢@Yeva Ceng邀。等我做完这场会回来总结教训。
办会什么的楼上几位 @于昺蛟 @五登房兵卫以及@ 不到的Ccl 都说的很详细了，真的好赞。

有关回应 · 2021-5-25 14:27:27

以下有广告嫌疑但目的在于希望贵圈会务水平真的稍微好点，学术不好可以通过学习提升，会务不好说严重点是价值观的问题
圈内闪梦算是以会务著称的，或者说得不好听一点至少也是闪梦自诩为全国会中会务顶尖水平之一，本人有幸过了闪梦的两次志愿者申请，与闪梦也产生了诸多交集，因此敢在本问题下抒发一些鄙见，如有不妥之处，还请见谅
以下均为个人了解，仅供参考，如侵犯相关会议权利将删除并致歉
首先，谈下对于会务的观念，有些人，有些会可能觉得，茶越贵越好，我办个会，会费较低，我自己还亏了钱就是有诚意，有5星酒店就是好
对于这样的观念，我只能说是拜金主义
好的会，酒店3-4星就够了，毕竟住宿主要满足的是代表睡觉的需求，更何况磋商和浪，3-4星够了，代表能睡个好觉了，毕竟不是每个代表都是酒店怪，懂得享受高端酒店的服务
茶歇的主要目的在于让代表有个适当的休息和能量的补充，贵好是没错，但效果绝对不如有新意甚至是所谓情怀的茶歇，茶歇不一定高大上就是好，接地气反而能达到意想不到的效果
而闪梦会务著称一部分在于较为严格的志愿者考核体系和较为完善的参会须知等会务方面的内容和制度(有兴趣可以在条件允许的情况下自己找相关方面信息)
会务，不是贵，高端就好，但是性价比高，会务一定不会差
你付出了多少金钱并不代表你的诚意
你的诚意体现在会务的没一个细节里
至于会务指南，这是个仁者见仁智者见智的东西
如果非要有，性价比和诚意，这六个字是逃不掉的东西

有关回应 · 2021-5-25 14:27:28

给2016年2月1日02:39:18已经回答的每个答主都点赞，撕逼大环境下务实很不容易。
利益相关：参与多次会议的会务工作

楼上娇娇说的已经非常详实，陈同学的回答也通过举例很好地说明了情况，我也从旁人口中得知了上文所涉及的几场会议的会务，确实做的很出色。眼前有景道不得,崔颢题诗在上头。恕我胡诌：

0.对于会务工作来说，非常多的工作并不是因为做不出来或者想不到，而是没有心。在浮躁的模联圈子里，在学术部分压力日趋严重的今天，会务工作常常被忽视或者轻视。但是，我一直秉承着一个理念：

学术做不好无非事后抱怨几天，会务不行可是会被别人戳脊梁骨骂的。

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对于代表来说，无论去哪开会，学术设计水平都差不多，没有明显的高低区别。代表们对于主席团的评价十分主观，基于不同的价值观可能会对同一个主席的同一个做法有完全不同的想法。所以纯粹的学术讨论，亦或是学术比较，说白了，还是个唯心的东西。但是，对于会务方面，那可就唯物的多了，会费1300住宿舍这样的情况，是不可能随价值观变化而变化的，情怀党除外。

所以，与其讨论学术设计，一些新晋的大会不妨先把会务做好，先把硬指标搞上去，软实力再慢慢处理也不迟。

说句不好听的，目前模联人还没有高尚到缴纳高昂会费只享受学术服务而不要求会务水平的层面。

1.第一个，必须要有组织性。不管是1人的会务团队，还是11人，甚至111人，都必须有精确且严格的组织架构。谁负责，谁听谁的，谁现在有空，必须说明白。

我在南京参加一个竞赛的时候，那里的志愿者是本校的大二同系学生，没有提前组织安排，没有培训。现场就看见一个老师指挥十几个跑这跑那的，还差点把参赛选手当做志愿者使，叫我去帮他们搬展架。

这的确是一个极端情况，但是出这种情况的可能真心不小。如果提前组织清楚了，有人事方面的人规划好志愿者的信息，提前发好志愿者服装或者凭证，准时签到，及时询问没来同学的情况并寻求备用人选，情况能好很多。

2.第二个，是所谓细节，很多细节可以很好地提升代表的用户体验。组织随团或是随校甚至是随会场的志愿者，每天给代表们发第二天的日程和天气。如果负责的人少的话，甚至不要群发，一个个发的时候改一下开头的名字，哪怕内容是一致的，别人也会觉得你有用心在做这件事情。

3.第三个，是所谓女性，模联中的女代表不少，她们在服饰上的相关问题更多，别的我不是女生我不知道，但建议会场准备点创口贴以处理鞋子磨脚的问题。

4.第四个，是所谓孩子，未成年人代表的潜在危险性是十分巨大的。千万不要以为那个免责声明真的有用，在这种事情上，怎么保险也不为过，尤其是年龄差异悬殊的场合。

5.第五个，是所谓领导，无论是学校的领导，还是随队的领导，都怠慢不得。

我知道我还有很多没写，比如说钱，比如说住宿，比如说赞助，比如说茶歇。但是由于我做会务只做不涉及钱的其他部分，所以和钱有关的这些东西我的经验并不多。并且，根据题主描述，高二模联人所需要涉及到的钱等事务相对较少吧。

参考阅读
模联会务工作的哪些细节让您觉得宾至如归？ - 模拟联合国
【踏营陷阵】会务组织问题吐槽集中贴
【会务】办好模联会议之我见
【讨论】你所想到的提升会务的小细节

fin.

有关回应 · 2021-5-25 14:27:29

  很早以前我的前辈告诉我做会务的精髓是把自己当成代表，完完全全设身处地地去思考方案。
  我说说我印象特别深的几次会吧，16年的西南某会，那场我觉得茶歇选的很不错。我一直认为茶歇挑的好的标准有两个，一个是要好看精致，一个是尽可能高性价比（份量与价格综合考虑）。那年的茶歇份量超足（会总下血本了hhhhh）我记得我吃到的有小盒寿司，泡芙，曲奇，乳酸菌气泡水和维他茶，甚至还有木糠蛋糕。东西很用心的摆了盘然后好看小姐姐亲手分发。（如果会议场地小，自取茶歇极其容易堵死通道造成现场秩序混乱）。
  至于性价比，说白了就是尽量为秘书处省钱。毕竟给主席报销路费印刷手册做海报呀也要花费不少，如果想保证茶歇质量最好的就是外联拉倒足够的赞助，这样茶歇在资金上的压力不会那么大。
  下图是我们校内会的时候我去拉到的实体赞助，我找的的是品牌连锁，准备好了给他们的宣传方案死磨硬磨拉到了大约价值七八百的茶歇赞助。茶歇方面省了线，节省下来的费用就可以拿去做更好看（烧钱）的纪念品了呀~

  关于纪念品，我认为最重要的两点，一个是颜值抗打，一个是要有新意。试想会务如果给你发一张丑不拉几的明信片或者u盘，可能还没开完会都给丢了是不是呀捂脸/，有次开会我作为代表得到的纪念品是刻了自己名字的u盘，虽然u盘这个玩意儿都已经成套路了，但是刻上了自己名字感觉这个小东西和自己也有了联系，会都开完了还舍不得丢了，一直留到现在。不得不说会务组真的超用心

  至于新意，现在的书签明信片什么的真的泛滥，而且说实话每场会做出来的东西都大同小异。其实可以去搞个定制的水晶球定制的笔盒啥的呀。这个想法真的超赞，要是我能收到一个印有会议logo的blingbling的水晶球啧啧绝对开心死了！
  嗯，祝你们都能成为一个好的会务！

如何做一个好的会务？

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