如何高效地开会？

很多公司的领导者并不会组织会议，经常一场会议下来三四个小时，结束后发现毫无重点毫无主题，团队怨声不断，请问，如何开一场高效的会议呢？

热心的回应 · 2019-6-12 21:51:24

我大概有40%的时间都在开各种会。现在也算是各种会议的组织者。

1、保证开会效果的小技巧很多了，关手机，不许带电脑，限时等，但从实际来看，如果机械的操作，变成为省时而省时，这同样是错误。
2、我的经验是：首先要先把开会要达成的目的列出来：
（1）信息传达：比如通知某事，说清某事；
（2）做判断：针对某事，做出一个判断，正确/错误/搁置
（3）做决定和执行计划：某事，干不干？怎么干？什么时候干？谁来干？
先把这些议题列成表，逐项勾掉。

3、一个没有达成目的的会议，即使时间再短，也是失败的。别说站着开，单脚站都是失败。
4、如果一件事我觉得还没有说清，即使大家已经很疲倦了，也要坚持说清，哪怕很啰嗦，哪怕要说很长时间。把大家聚在一起本身成本就很大，如果没有达到目的，这些成本就完全浪费了。
5、大会说小事，小会说大事。大会说方向，小会说干法。
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据说龙湖的吴亚军女士这么说过：一件事，我如果没时间，就不说。但如果我开始说了，就一定要说透，阶段性的说到位，哪怕花再多的时间。
你想吴亚军每天有多少事情要处理？

热心的回应 · 2019-6-12 21:51:25

不要迷信 PPT。
大多数公司的会议多且冗长，美国市场调研机构 Harris Poll 的调查说，平均每次工作要持续 4.5 个小时，但会议本身还不是最令人心累的部分，调查中有 60% 的人说准备例会比开例会还要费事，要花掉 4.6 个小时。
在好奇心研究所关于“工作会议中哪个环节让你身心俱疲”的调查中，经过共 2153 次读者表态，排名靠前的都是关于会议低效的指控，像是“大部分讨论明明可以点对点交流，但所有人都要坐这听着”“讨论到最后得出的结论，在后续工作中一直被推翻”“头脑风暴会前没人准备，会上冷场现想”。其中，“会前要准备精美的 PPT，用的时间比开会还长”获得了 206 次赞同，排在第 4 位。
PPT 不仅制作花时间，作用也存疑。它的呈现方式是碎片化的，多数演示用 PPT 仅仅在罗列一些关键词，完整的句子变得鸡零狗碎，复杂的问题被简化处理。金融时报的专栏作家 Lucy Kellaway 说，PPT 上演了一个奇迹，它让事情变得既过于简单又过于复杂。只要把关键词放进按页播放的秩序井然的展示结构里去，就能让那些逻辑最混乱的人也拥有似是而非的条理。
很多时候，PPT 更像是一项花费大量时间精力制作的试图在会议中蒙混过关的趁手道具。
尽管乔布斯本人在发布会上引领了一代幻灯片展示的新潮流，但在工作会议中他也很排斥使用幻灯片。自传里记录了他的态度“我讨厌人们使用幻灯片的方式代替思考。我想让他们参与进来，在桌上列出问题，知道自己要讨论什么的人根本不需要 PPT。”
亚马逊 CEO 贝索斯则把这种态度落实到了制度层面，他在公司内部明令反对使用 PPT，在他看来，能利索讲清楚一件事比做 PPT 更能说明问题，也更能帮助员工深思熟虑。
至于替代方案，他和战时的丘吉尔不谋而合，都认为简明扼要的备忘录就挺好。
丘吉尔在 1940 年 8 月 9 日，伦敦遭到大轰炸前一个月，曾经向英国公务员们口述了自己关于备忘录的看法：“做我们这行需要读大量的文件，还几乎都特别长，如果大家都能遵守简明扼要阐述真正要点的纪律，会有助于更清晰的思考。”
贝索斯在最近给股东的一封信里夸耀了亚马逊的会议文化——每个人开始开会时先阅读不超过六页的备忘录，解释他们想要讨论些啥。接下来也不是直接展开讨论，而是在沉默中看半小时由其中一名主管做的简报。
这要求每个人在之前把充分考虑过自己的提议，并且用组织结构完整的陈述文本表达出来，以便所有人都能 Get 到。轮流读备忘录则是为了让在场所有人都清楚接下来要讨论什么，而不是被空话套话搞得索然无味全程放空。这么做一定程度上也更民主，降低了马虎武断地下决定、或者由在场的两三个人掌控结果的几率。
关于数据和需要说明的细节，贝索斯和丘吉尔都认同它们应该出现在附录部分，而不是叙述当中。
这样看起来会议前需要做的事情变简单了，但实际上准备简洁有力的叙述比在 PPT 上填进一些关键词和短语要难多了，需要你停下来捋顺逻辑，并且以能够启发别人的方式组织成完整的表达。
丘吉尔也许用小脚趾就能搞定，但对于你我来说，全神贯注都挺难。

热心的回应 · 2019-6-12 21:51:26

提高开会的效率你在开会上一般会花多长时间？你可能想说：「太多了！」但是，说真的，你真的清楚你开会的时间占你全部工作时间的比重吗？试着算一算。如果你有 20% 的时间花在开会上的话，你每周工作 40 个小时，每年工作 50 周，每年开会的时间将会达到 400 个小时。
如果你能节省其中 10% 的时间，你将完成多少事情？你将有整整一周的时间来做最重要的事情。
事实上，如果你能够重新思考开会的方式，那么你将找到既省时又受益的窍门。试试通过以下策略来减少你在会议上花费的时间：
[h1]1. 缩短会议[/h1]跟你的同事探讨能否将一些例行会议缩短。比如，如果你的团队在星期一早上总会花 90 分钟开会，那么就定一个新的时限——1 小时。如果其他会议通常持续 1~1.5 小时，那么看看大家能否一致同意把时间缩短到 45 分钟，甚至 20 分钟。缩短会议时间的另一个好处是在你的标准工作时间与会议开始时间之间会有些许空隙。例如，把会议定在 10 点钟，出席者可能就不会经常迟到了，因为他们 9 点钟到公司后，可以先查收下邮件或稍事休息到 9 点 45 分再去开会。
[h1]2. 开「站谈会」，或边走边谈[/h1]另一个能缩短会议时间的方式是偶尔召开「站谈会」，这样一来大家就不会为找地方坐下来而浪费时间。而对于一些话题，边走边谈也是一种不错的沟通方式，两三个人溜达半小时，边散步边谈事情。这可以在室内进行，比如在大型的或者相连的建筑内，也可以在室外进行，比如在附近的公园里。我认识一名公司主管，她每周的日程安排中就有两次 30 分钟的散步式会议。任何员工都能报名参加她的散步式会议，如果名额空缺，她可能会选择邀请一个她很少有机会见到的员工一起散步。
[h1]3. 学会拒绝[/h1]你也许可以通过学会谢绝邀请，来缩短你的开会时间。当然，很多会议是有用的或者必要的。但是有时候你的参与并不是那么重要，你只要说自己有别的事情要做（有时可能就是你自己的办公安排），就可以不去开会了。
[h1]4. 设立「无会日」[/h1]最后，你可以考虑和同事商定一个不开会的时间段。如果你们决定星期三不开会，那么你可以每周的这一天在家办公或推进优先项目。
[h1]提高会议效率的策略[/h1]对你来说，一些最有价值的会议就是你主持的会议。如果你是负责人，你就有机会通过改变常规，更好地利用自己和大家的会议时间。以下 9 条基本法则可以提高会议的效率：
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热心的回应 · 2019-6-12 21:51:27

有没有发现，有时开一个半小时的会议，比看个2小时的电影还觉得时间久？
糟糕的会议，通常有两个特征：
1，会议太无聊。
2，会议太低效。

1，会议无聊，如何使会议变得有趣？

会议是互动的，电影只能单向接受信息。一场会议结束，会对你接下来的工作和生活产生影响，一场电影看完，却对你生活没什么实质性的改变。

然而并没有什么卵用，会议依旧如此的沉闷枯燥，WHY ?
看两张图感受一下：

看出来了吗？
会议比电影无聊的核心原因是：会议缺少戏剧性。（或者说，会议缺少冲突。）

学过点编剧的人都知道，冲突是所有优秀电影的核心元素。拿几个最近很火的电影做举例：
《老炮儿》江湖新老对抗、父子破裂的感情。
《夏洛特烦恼》碌碌无为的屌丝的挣扎与反省。
《荒野猎人》人与自然、杀子仇人。
。。。
你几乎不能找出一部好看的电影是没有冲突可言的。

那么，一群人在一起讨论事情，产生理念分歧再正常不过。会议其实有许多可以挖掘的潜在冲突，但大多数公司，在开会时往往视冲突为 “破坏团队和谐氛围” 的行为，“息事宁人” 则是当冲突发生时的第一反应。

世界上最无聊的开会方式就是假装冲突不存在。

为了使会议脱离枯燥，作为会议领导者，必须率先找到参会成员无法达成共识的冲突点，并且充分挖掘冲突。
你可能会疑问，鼓励冲突不就是激化矛盾吗？这样会不会促使讨论失控甚至升级为撕逼大战？

这时会议的领导者（或主持人）是至关重要的角色。

避免冲突演变成私人矛盾的关键点在于：
会议领导人要在冲突升级时打断双方，提醒他们当前的讨论很好，有分歧是对的，领导者可以重新澄清一下双方观点，给予一些总结性建议，并且鼓励继续充分的挖掘冲突。

避免冲突演变成撕逼，应该在会议之前，设立讨论的三个原则（参照罗伯特议事规则）：
1）杜绝人身攻击。
“我不认同你的观点，因为你就是个屌丝！”
“我是屌丝，你是脑残！”
这是最典型的逻辑谬误，以人身攻击替代事实依据作为反驳对方观点的手段，无能且低素质的表现。
2）保持善意揣测，不怀疑动机。
冲突应当仅 “对事实是否如此“ 做争论，而不应对持有某种观点的人背后的行为动机做怀疑，动机不可证明，怀疑动机只能使冲突转向私人矛盾的方向发展。
3）就事论事，既往不咎。
“我反对举办这次活动，因为你以前办的活动简直糟透了。”
争论只应当局限在当前问题的范围内，不应当把历史事件拿出来用做判断现在的事实。

2，会议低效，如何提高会议的效率？

即便会议已经充满戏剧性，火药味十足，无论是讨论者还是听者都能全神贯注参与，但是会议依然不会成功。

为什么？
打个比喻，试想一下有这样一档节目，它的长度大概是20个小时，结构是这样的：
节目首先，是一期罗辑思维，大概1小时：

播完画风一转，papi酱登场，3分钟。。。

接着是一部电影大片，2小时

最后，是完整的播一部16集电视连续剧，16小时。。。。。

恩。。。这20个小时的“节目”一气呵成看下来，你会是什么感觉？
答主猜只有一种局面：男人已睡着，女人已哭晕

对了，还记得为什么看好中国经济不？

好吧，一本正经的胡扯到此结束。。。

看，把“搞笑视频”、“网络节目”、“电影”、“连续剧” 混到一起，与其说这是“一” 档节目，不如说是个综艺大杂烩。

而这，恰恰就像很多公司开的会，把执行、策划、决策、战略、提振员工气势等等诸多目的讨论放到一个会上，每当会议开始，就成了一场漫长混乱的 “会议大杂烩”。

所以如何提高会议效率，避免把会开成大杂烩？

按照情景和目的划分多种会议类型

具体如何划分，可以参考下表：

除此之外，还有三种会议角色是必不可少的：
1）主持人
开会前，应该明确主持人，通常就应该是决策者或者执行负责人。
2）时间提醒人
也可以叫时间长老，应当有人把控会议时间，做发言的用时提醒。
3）会议记录人
安排会议记录，把会议的目的、议题、结论、存疑等都记录清晰，以便跟进。

会议的好坏，主要是由主导和参加会议的人的态度和方式所决定的。有了以上新的思路，希望题主能用生命开好每一个会议。

总结：

如何成为一个会讲故事的人？ - River哥的回答

微信公众号：rivershuo
我会在这里写关于【刻意练习】的文章，告诉你把兴趣玩成高手的练习方法论。
http://weixin.qq.com/r/AkQ0LCTE-3mArWBP9xEQ (二维码自动识别)

热心的回应 · 2019-6-12 21:51:28

最高票「站着开」这种吐槽留了这么久真是不大理解。

几个高票答案都给出了很多非常有用的小贴士，说真的，可能会有点用吧，因为工作原因，我见过了N多的会，我相信看到这个答案的人，很多也按照这问题里很多回答做了，但是我相信效果依然不佳，为啥？没有从根本上搞清楚啊。包括引用谷歌的方法，但人家谷歌是按照罗伯特议事规则开会的，这个你不学来，只搞一些形式、准备工作，这些做的再多，动议再明确，你会发现该参与不参与进来还是存在，跑题还是存在。

绝大部分中国人，都不会开会，但讽刺的是，开会依然是很多人最重要的工作内容之一。一个最重要的东西，始终弄不好，确实是挺让人头疼的。

回归正题：如何高效开会？

答案是用「罗伯特议事规则」，这是目前世界上最通用的开会规则，也是最高效的规则。

当然如果要具体用罗伯特议事规则来回答这个问题，可以说个几十万字（全书都在说呀），但是那样估计大家就没什么兴趣看这个答案了，但是《罗伯特议事规则》这本书本身，是非常枯燥的，我听了很多人说看不下去，就先给大家推荐个方法，可参考这个方法进行学习：
《罗伯特议事规则》应该怎么读？

当然，我也会更大家一些精简版的建议，不过估计是个巨坑，我慢慢填，你们也慢慢看

首先得先说说什么是「会」。

按照我以前工作的经验，我一般是通过内容，把会议分成上传下达会、进展汇报会、号召动员会、互通信息会、布置工作会、清谈务虚会、头脑风暴会、利润分配会、分析决策会、规则制定会等等。

这几种会，都是不一样的，我姑且认为题主想问的是后四种，也就是头脑风暴会、利润分配会、分析决策会、规则制定会吧。

第一条，记住一个核心原则，重中之重（同学们记得拿出笔划重点）。

会议——只审议动议。

来重复三遍，我知道你们不能理解。罗伯特议事规则的，其实就是围绕这个原则展开的，所以一定要牢记，今天先来说说第一个问题

什么是「动议」（motion）？

动议这个词，最开始是被孙中山先生翻译到中国的，定义这种不重要的东西，完全就可以按照字面理解为「行动的建议」（补充两句，孙中山当初了解过罗伯特议事规则之后，大为折服，认为这是民主规则的典范，曾经专门写过《建国方略》三本书，其中的的民权初步，「此书乃是专研罗伯氏规则」。）

跳过不重要的定义，我们说说「动议」需要具备的要素：

动议包括六要素，和我们从小到大被要求写记叙文的要素接近：

1.时间：有具体时间规划的事情。
2.地点：有具体地点规划的事情。
3.人物：具体回答谁来干的事情。
4.行动：对「操作」动作的表述。
5.资源：对资源条件是否已经成就的表述。
6.结果：对预期定性、定量的表述。

一个完整的动议应该包括以上全部要素，如果不包括，那么会议就不应该审议。记住这一条，可以避免很多无效的决议、跑题。

——6.22更新———
第二条，主持人。

在罗伯特议事规则中，主持人是一个非常重要的角色，一个懂规则的主持人，能大大提高讨论的效率，并使其按照规则进行。

在罗伯特议事规则中，主持人起的作用，主要是以下几种：

负责分配发言权、提请表决、维持秩序。

其中，主持人也应做到以下几点：主持人在主持会议期间不得发表意见，不得总结别人的发言。

下面来具体说说。

在一个理想的会议中，有人提出「动议」，大家就动议就行辩论（辩论原则在后续会讲），辩论的时候，由主持人决定由谁发言，在期间要计时计次，待讨论充分之时，可以提请由大家按照少数服从多数规则进行表决，根据情况宣布表决是通过或者没通过。同时维持现场秩序，防止跑题、人身攻击等。

在这一过程中，需要注意的是两点：主持人在主持会议期间不得发表意见，不得总结别人的发言。这和传统会议中的主持人往往是领导或者话最多的人，完全不一样。

这两点的目的，是最大程度让参与者能够平等的进行辩论、对话。主持人一旦参与讨论、总结，往往会影响双方的「平衡」。如果主持人参与讨论并表决，当会议出现问题的时候，不满情绪往往会指向主持人；而主持人如果只维持秩序并不表态，某种程度上也是责任分担机制，也就是参与表决的人为问题负责——不要小瞧了这一点，在很多会议中，往往变成了主持人分配工作决定方向，这种情况下，即影响大家参与的热情，又会使很多人没有责任感，没有责任感、或者说参与感，也是很多会议大家热情不高的重要原因。

——————————7.16更新————————————————————————

说完了主持人，再来说说发言人。发言人，顾名思义，就是说话的人，说什么话？就是提出动议啊、辩论啊什么的。

发言人要遵守那些规则？包括以下几种：

举手申请发言；
得到主持人允许方可发言；
看着会议主持人说话；
先对动议表明赞成或反对，然后说明理由；
就事论事，不攻击他人；
不与他人直接辩论；
不打断他人的讲话；
不超时、不超发言次数

以上几条看起来不难理解，但是背后的体现的原理还是需要解释几句的。中国人开会，往往最容易出现的，就是跑题、人身攻击、一言堂，打断这四样问题。而这些规则，恰是针对于这几样：

跑题——先对动议表明赞成或反对，然后说明理由；
先表明观点再阐述理由，即方便让大家抓住重点，又可以有效预防跑题；

人身攻击——就事论事，不攻击他人；看着会议主持人说话；不与他人直接辩论；
即使在社区上，双方辩论时始终保持和和气气也是件不容易的事；往往辩论着辩论着就开始上升到人身攻击（不友善内容），而看着主持人不直接针对他人，则可以有效减少面对面辩论时的「攻击性」；

一言堂——举手申请发言；得到主持人允许方可发言；不超时、不超发言次数；
各种开会中，经常会有某几个特别能说的从头说到位，而通过限时限次，则可以有效地控制其发言时间，防止一言堂；

打断——举手申请发言；得到主持人允许方可发言；不打断他人的讲话；不与他人直接辩论；
这几条都是对发言资格进行了限制，最大程度保证每个可以充分地发表意见。在此基础之上进行讨论，很大程度上可以避免就是跑题、人身攻击、一言堂，打断这四样问题。

————————7.22更新——————————————————————————

这部分，我们来说说表决。

在一个以罗伯特议事规则为指导的会议中，通过主持人的主持，参会人员通过发言这一形式提出动议、对动议发表意见、辩论。当进行到了「规定发言次数用尽、无人再申请发言的时候」的时候，主持人就可以发起表决了。何为发起表决？简单说，就是对当前的动议进行投票。

一般来说，举手表决就可以。主持人通常是先请赞同当前动议的人举手，再请反对当前动议的人举手。注意，并没有请弃权的人举手。

好了，问题来了，我们今天做一个假设情景。某会议上，本来应该有13人出席，但是有3人因为种种原因没有出席。在具体表决的时候，4人表示赞同，3人表示反对，在座的还有3人并没有举手（弃权）。那么这个议案是通过还是没通过？

给你们1分钟思考时间。

答案是，通过了。因为按照罗伯特议事规则，一般情况下赞同大于反对即通过。（例外情况是赞同达到规定的票数也通过。）

在这个例子中，其实有3种计票方式

4:3（反对）+3（弃权）+3（缺席）=4:9    未通过
4:3（反对）+3（弃权）=4:6                      未通过
4:3（反对）=4:3                                        通过

为什么最后会选择了最后一种？

这里面就体现了这个制度设计的精妙。先说为什么排除了第一种

这个比较好理解。不来开会的人，本身就相当于放弃了自己的权利，一个人如果放弃了自己的权利，票数不计入表决还是可以理解的。

比较难理解的是第二种和第三种。归结起来，就是一个问题，为什么弃权不计入票数？

我们来细看下两种，第二种，弃权其实是起到了反对的作用；如果用第二种，很可能就让参会的人因为种种原因（比如不得罪人）等不表决，最终很可能就变成了没人参与讨论表决、一言堂、领导说什么就是什么。

而第三种，只有明确表态才能计入票数，弃权不计入票数，其实就起到了一个鼓励大家参与表决的作用。弃权是没用的，所以，赶紧说出你的态度吧~

顺道说一句，在这个体制里，主持人一般是不表态，如果因为种种原因主持人也有投票权，那么为了避免跟风效应，主持人应该在赞同反对都表决完之后，再表决。

此答案更新完毕。

如何高效地开会？

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